La Importancia de
Manejar un Software
Especializado en
una Empresa de
Autotransporte de la
Región Laja-Bajío
The Importance of Managing a Specialized
Software in a Trucking Company of the
Laja-Bajío Region
María Merced Pérez González
Christian Pérez García
ALMU TATSA
Resumen
El trabajo de investigación que se presenta tie-
las tecnologías de la informacióny su relevancia
en las empresas medianas, enfocado a la indus-
tria del autotransporte y que sucede a estas al no
contar con un software especializado para llevar
a cabo sus operaciones, ya que esta industria es
cada vez más demandada y podría ayudar a las
nuevas empresas a conocer algunos problemas
que se podrían evitar si desde un principio con-
taran con un software adecuado.
Abstract
The research presented is intended to indicate
on the progress of information technology and
its relevance to midsize businesses, focused on
the trucking industry and what happens to not
have these specialized software to carry out their
operations, as this industry is increasingly in de-
mand and could help new businesses to know
some problems that could be prevented from the
start with suitable software
1.Introducción
-
sultados que se obtuvieron en una investigación
que se llevó a cabo dentro de una empresa de au-
totransportes de la región Laja-Bajío en la cual
se buscaba detectar la importancia y necesidad
de hacer uso de las tecnologías que existen en
la actualidad, esto por medio de la implementa-
ción de un software que puede ser de gran uso
para las empresas de este tipo, el cual ayuda a
agilizar los procesos además de reducir tiempos
en cuanto a respuesta de sus mismos operadores
como de sus clientes logrando de esta manera
hacer más funcional a la empresa.
2.Metodología de la Investigación
el cual parte de la perspicacia, sensibilidad del
investigador, de su capacidad para captar cuali-
dad y calidad sobre las cosas, así como de acon-
tecimientos estudiados.
El diseño de la investigación es no experimental
ya que se realiza sin manipular deliberadamente
las variables, se observa el fenómeno tal y como
se presenta en el contexto natural del cual pro-
viene.
3.Antecedentes de la Empresa
El 15 de julio de 1976 con el objetivo de aten-
der los servicios de transportes especializados
de bases de aceites, lubricantes y productos
petroquímicos etc. nace Transportes Especiali-
zados ALMU, S.A. de C.V. situada en la regio
Laja-Bajio
Desde sus inicios la empresa se ha visto com-
prometida con la mejora continua de cada uno
de los servicios, que con el paso de los años han
podido ir proporcionando a sus clientes, por lo
que después de 36 años ha proporcionado un
amplio conocimiento de los productos, en carga,
seguridad que se requiere.
También la empresa ha establecido un com-
promiso con el medio ambiente y la sociedad,
inspeccionando y regulando de manera estricta
cada uno de los procedimientos y requerimien-
tos para lograr en los equipos de transportes el
mejor estado físico de los mismos.
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Open Access bajo la licencia CC BY-NC-ND (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/).
Universidad Politécnica de Guanajuato
Recepción: 12 de Febrero del 2016 ; Aceptación: 11 de Marzo del 2016
Publicación: 29 de Abril del 2016
La satisfacción de sus clientes es el resultado del
cumplimiento de la misión por dar un servicio
de calidad, una parte importante del crédito lo
representa el esfuerzo continuo de sus colabora-
dores por desarrollar el contacto directo con los
clientes.
Están conscientes de la necesidad de que cada
día se debe realizar un gran esfuerzo para hacer
más productiva la empresa y conseguir la segu-
ridad y salud de la comunidad y del medio am-
biente.
El tamaño de la empresa se determina como me-
diana, esto al hacer los cálculos necesarios to-
mando en cuenta el número de trabajadores y las
ventas anuales aproximadas de la empresa junto
con los valores que se establecen en la tabla si-
guiente la cual fue publicada por la secretaria de
economía para determinar el tamaño de las em-
presas dependiendo del sector al que se dedican.
(Endeavor, 2008):
*Tope Máximo Combinado = (Trabajadores)
X 10% + (Ventas Anuales) X 90%
Tamaño Sector Rango de Nú-
mero de Tra-
bajadores
Rango de Monto
de Ventas (mdp)
Tope Méximo Combi-
nado
Micro Todas Hasta 10 Hasta $4 4.6
Pequeña Comercio Desde 11 has-
ta 30
Desde $4.01 has-
ta $100
9.3
Industria y
Servicios
Desde 11 has-
ta 50
Desde $4.01 has-
ta $100
95
Mediana Comercio Desde 31 has-
ta 100
Desde $100.01
hasta $250
235
Servicios Desde 51 has-
ta 100
235
Industrial Desde 51 has-
ta 100
Desde $100.01
hasta $250
250
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4.Marco Teórico
4.1.Generalidades
En la economía digital actual, el software resul-
ta indispensable para cualquier organización, ya
sea grande o pequeña. Gracias al software, la
-
res más productivos, pero la implementación de
un software inadecuado, priva a la empresa del
software. (BSA, 2013)
El poder real de la tecnología no está en que
pueda hacer funcionar mejor los viejos proce-
sos, si no que les permite a las organizaciones
romper con los paradigmas y crear nuevas ma-
neras de trabajar, dotando del poder de romper
las limitantes en que se realiza el trabajo, lo que
hace que esto sea tan importante para las compa-
ñías que buscan ventaja competitiva. (Rodenes
Adam, Arango Serna, Puig Campos, & Torralba
Martínez, 2004)
Desde hace varias décadas atrás, se ha dado una
accidental relación entre la tecnología y la ac-
tividad de las PyMES, esto no solo en México,
sino en el mundo entero.
Figura 1. Modelo simple de la relación y la
y el logro de los negocios.
Aumentar la productividad sobre todo en las Py-
MES, está ligada con el uso de las TIC´s, Esta
situación tiene una importancia muy grande en
el desarrollo de los países particularmente en
México en donde el 98% de las empresas son
pequeñas y medianas. Las PyMES tienen que
enfrentarse a sus limitaciones económicas para
hacer sus cambios tecnológicos, sin embargo
estas organizaciones presentan algunas ventajas
como lo son la Flexibilidad, uso del Outsour-
-
cilmente sus Activos, estas pueden ser aprove-
adecuada por la dirección.
Los diversos segmentos industriales se han vis-
to en la necesidad de evolucionar en sus ope-
raciones, para enfrentar los nuevos mercados y
conservar un lugar dentro de ellos, y la mejor
forma de lograrlo es haciendo uso de las TIC´s,
las cuales se vuelven un punto de apoyo para
la PyMEs en diferentes aspectos, según sea su
necesidad. (COFOCE, 2010)
Tabla 1. Principales preocupaciones tecnoló-
gicas de las empresas en América Latina de
acuerdo a la fuente Gartner EXP 2006 Sur-
veryn of CIOs.
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Para lograr un desarrollo tecnológico satisfacto-
rio, es necesario que las empresas consideren:
•Disposición de inversión.
•El compromiso y la participación de la
dirección.
•Diagnostico tecnológico que facilite la
decisión y desarrollo.
•Estrategia basada en el apoyo tecnológi-
co.
•La visión de mediano y largo plazo.
Las empresas deben establecer como un activo
del modelo de negocio que operara la aplicación
de un conjunto de prácticas que le permiten.
La preocupación por cumplir con los fundamen-
tos de la logística con respecto a conectar la de-
rapidez, oportunidad y entrega al menor costo
posible ha conllevado que las empresas volteen
la mirada hacia los avances tecnológicos para
este tipo de actividades.
En este sentido, herramientas como ERP´s2,
CRM´s3, SCM´s4 son muy solicitadas.
La tecnología aplicada en la administración de
la cadena de abastecimiento y distribución debe
permitir la coordinación de los diferentes acto-
res tanto internos como externos a la empresa.
Por tal motivo, optimizar esta cadena se vuelve
un tema cada vez complejo y por eso es nece-
sario contar con herramientas tecnológicas tales
como los sistemas avanzados de planeación que
permite optimizar la demanda, la producción, el
suministro y/o el transporte. Temas fundamen-
tales para poder abastecer al mercado al menor
costo posible.
El objetivo de la tecnología en la logística es so-
portar a las funciones operativas de los proce-
producción, almacenaje, distribución y relación
con clientes) al tiempo que facilitan la integra-
ción de cada agente externo (sobretodo clientes
y proveedores) dentro de la cadena de abasteci-
miento y distribución.
4.2. Un Recorrido a Través de la
Gestión del Autotransporte
Con un mercado cambiante, en donde cada día
nacen nuevos productos y la competencia es muy
alta, llegar primero se convierte en la primera
necesidad de todas las industrias. Según el Ba-
rómetro de Movilidad Empresarial de Motorola
Solutions 2011, el 77 por ciento de las empresas
del sector de transporte en América Latina sos-
tiene que el uso de tecnologías inalámbricas les
permite lograr una ventaja competitiva respecto
a la competencia, y el 80 por ciento reconoce
la creciente importancia del uso de tecnologías
móviles.
Por otra parte, la reducción de costos en un fac-
tor determinante en el éxito y rentabilidad de las
compañías, por esto se convierte en uno de los
desafíos de mayor importancia. Gracias a la uti-
lización de tecnologías móviles, es posible tener
toda la información necesaria en cualquier mo-
mento. Así, es posible aumentar la productivi-
dad y reducir los costos operativos al conocer
quién transporta qué, hacia dónde y cuándo.
Es por este motivo que es cada vez más impor-
tante que las empresas de autotransporte como
cualquier otra en general cuenten con un softwa-
re para el manejo de sus actividades, ya que esta
es una herramienta muy útil que ayuda tanto a
reducir tiempos en las actividades que se reali-
zan como costos en operativos de la misma.
Aunque algunas veces no es fácil decidir cuál es
el más adecuado para la empresa dependiendo
de su ramo, ya que hay gran variedad de sof-
tware para esto es necesario revisar que contiene
cada uno y de esta manera elegir el que cuente
con más opciones que se relacionen con la em-
presa.
4.3. Antecedentes de la Compañía
SAP AG se fundó en 1972 en Walldorf, Alema-
nia, con el objetivo de producir software inte-
grado para las corporaciones. Las aplicaciones
incluían todas las actividades de una corpora
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ción, desde la compra y la fabricación hasta los
pedidos y la contabilidad. El primer producto
importante de SAP fue el sistema R/2, que fun-
cionaba en ordenadores “mainframe”. R/2 y sus
competidores pasaron a llamarse Sistemas de In-
formación de la Empresa (EIS). Entre las com-
pañías fabricantes se conocían como sistemas de
para indicar que incorporaban y ampliaban las
funciones de los sistemas MRP anteriores.
SAP fue uno de los primeros suministradores
de ERP que se dieron cuenta que las potentes
-
vidor desarrolladas en los 80 iban a reemplazar
las arquitecturas “Mainframe” establecidas en
muchas grandes empresas. La compañía empe-
zó a trabajar en un producto cliente/servidor en
1987 y lanzo el sistema R/3 en 1992. R/3 in-
cluyo muchas de las ventajas de la informática
cliente/servidor, como lo son la facilidad de uso,
la fácil integración, escalabilidad y estándares
más abiertos.
SAP tuvo un crecimiento muy exitoso y rápido.
En 1995, la empresa era la 3ª compañía de sof-
tware más grande del mundo. En Norteamérica
la expansión fue especialmente rápida y SAP
pasó de una presencia muy pequeña en 1992 a
710 millones de dólares en ventas en 1995. Este
éxito se debió a varios factores, entre los cuales
fueron la tecnología cliente/servidor, modulari-
dad, funcionalidad e integración y una estrategia
de Marketing. (Rodenes Adam, Arango Serna,
Puig Campos, & Torralba Martínez, 2004)
4.4. Estudio del Software ante los
Procesos
Los procesos analizados se realizaron a las dos
áreas de estudio dentro de la empresa, para iden-
por las cuales es necesaria la aplicación de un
nuevo sistema.
SAP en el área de Liquidación y nóminas.
Liquidaciones y Nominas
Actividad: Liquidación de
Viaje.
Operaciones
Transportes
Inspecciones
Demoras
Almacena-
mientos
Observaciones
Tarifas
Recepción de documentos.
embarques.
Revisón de documentos
completos.
Si no lo estan causan
demoras.
División de documentos en
dos partes
Se deja la necesaria
para liquidar.
Entrega una parte al área de
facturación
Desplazamiento cor-
to.
Se aguarda un tiempo en lo
que esta lista la factura
Se aprovecha en
otras actividades.
Organización de documen-
tos*
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Liquidaciones y Nominas
Actividad: Liquidación de
Viaje.
Operaciones
Transportes
Inspecciones
Demoras
Almacena-
mientos
Observaciones
Tarifas
Suma de vales de casetas* Mediante dispositi-
vos de cálculo.
Asignación a documentos
Revisión de factura del viaje
lista.
Mediante SAP.
Impresión de factura del
viaje y anexo a documenta-
ción.
Mediante SAP.
Asignación de número de li-
quidación.
Uso de SAP.
Captura de vales y facturas
del viaje.
Uso de SAP.
Captura del recorrido. Uso de SAP.
Captura de datos de viaje. Uso de SAP.
Descuentos de gastos de
viaje, excedentes, presta-
mos, anticipos...
Uso de Sap.
Impresión de liquidación
del operador y anexo a do-
cumentos.
Mediante Sap.
Impresión de recibo de nó-
mina y anexo a documentos.
Mediante SAP.
Impresión de depósito de
nómina a operadores
Mediante SAP.
Entre de pagos de nómina, a
cuentas por pagar.
Distancia corta.
Firma y entrega de recibo de
nómina a operadores.
Asistencia esporádi-
ca de operadores
Archivo de documentos. Previo a su almace-
namiento
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El departamento de liquidaciones y nómina,
mediante una entrevista dio a conocer el gran
apoyo que le brindo el sistema SAP, ya que trajo
anteriormente muchas de los cálculos al liqui-
dar, se hacían manualmente y con su implemen-
sistema como:
- El acceso al sistema es muy tardado.
-Error al imprimir recibos de nómina o li-
quidación de viaje y se cierra el sistema.
- La realización de las pólizas es muy tar-
dada.
Actividad: Programación de
Embarques
Operaciones
Transportes
Inspecciones
Demoras
Almacena-
mientos
Observaciones
Tareas
ejaiv ed nedro ed nóicpeceR
telefónica.
-
diante correo electronico.
Mediante servicio de
Hotmail.
Programación de viaje en el
programa de viajes.
Asignación de unidades y
operar.
Gerente general lo
designa o aprueba.
Se documenta el viaje. Uso de SAP.
Impresión de Carta porte. Mediante SAP.
Asignación de vales de die-
sel.
Se otorgan gastos de viaje. Autorizados por Ge-
rente general.
Entrega documentación a
operador.
Tiempo de realización de
viaje
Mucho tiempo de es-
pera.
Recepción de documentoa-
ción de viaje.
Captura de información del
viaje
Uso de hojas de cál-
culo.
Se entrega documentación
al área de liquidaciones y
nóminas.
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-
ahora en este solo se puede documentar los via-
jes mediante la realización de la Carta porte y
eso es todo, mientras que el sistema anterior a
este ofrecía reportes de los viajes los cuales son
necesarios presentar, por esta razón actualmen-
te los reportes se hacen con el apoyo de las ho-
jas electrónicas y esto lleva mucho tiempo en
la captura, ya que con el sistema anterior esta
se consideraría una tarea innecesaria. Así que el
departamento piensa que el sistema SAP es un
sistema incompleto para el área, y es una necesi-
dad para esta la adquisición de un nuevo softwa-
re, el cual este más adaptado a sus necesidades.
La evaluación del sistema, se realizó mediante
una entrevista al usuario de cada departamento,
a los cuales se les hizo una serie de preguntas en
donde se dedujo lo siguiente:
El software actual cuenta con algunas ventajas y
desventajas, según cada departamento.
tiempo de acceso al sistema, así como que este
no le es muy útil, ya que solo se puede docu-
mentar el viaje elaborando la carta porte, y en
ocasiones el sistema expulsa al usuario y se cie-
rra. Las expectativas del departamento a un nue-
vo sistema, es que este sea más completo para el
área, y pueda generar reportes de información
desglosada por diferentes variables.
Liquidación y nómina expone el mismo proble-
ma con el tiempo de acceso, otro inconveniente
es un error que se genera al querer imprimir la
liquidación del operador y su recibo de nómina
ya que este expulsa al usuario y cierra el siste-
ma, además de tener problemas con los formatos
de ciertos documentos, por lo cual es necesario
-
lizas es muy tardado. El software actual le pare-
ce bueno, ya que anteriormente se realizaba la
liquidación del viaje a mano y ahora es un poco
más fácil de realizarla, pero en perspectiva de un
nuevo software, se espera que este contenga me-
nos fallas y contenga los formatos deseados ya
establecidos además de que este pueda generar
pólizas más fácilmente.
5. Propuesta
Es realmente evidente que la empresa necesita
de un nuevo software, el cual le permita obtener
la obtención de una ventaja competitiva dentro
de la industria. Por ende las recomendaciones en
materia de viabilidad, aplicadas a la implemen-
tación de un software a empresa de autotrans-
porte, son las siguientes:
1. Lo ideal para toda empresa, es contar
con un software el cual este hecho a su medida,
sin embargo, la empresa se encuentra en cons-
tante desarrollo y evolución, por lo cual se pre-
vén cambios constantes en su forma de operar,
por esto, se aconseja buscar un software ERP
especializado en el giro de la empresa, el cual
cuente con la opción de operar de forma en que
lo hace actualmente la empresa, este hecho po-
-
do el cumplimiento de los objetivos esperados,
en el corto plazo.
mayor y estable, es necesario trabajar en ello
a largo plazo, por lo cual se sugiere trabajar
en un proyecto, el cual permita concentrar las
operaciones de la empresa, y tomando en con-
sideración los objetivos, la misión y la visión,
estructurar un sistema de operación, el cual sirva
como base para el desarrollo de un software di-
señado especialmente para la empresa, logrando
obtener solides y estabilidad operacional.
3. La inversión en un nuevo software
debe considerarse como un activo valioso para
la empresa, por esta razón se recomienda la
apertura de un departamento de sistemas, el cual
sea capaz de administrar, gestionar, así como dar
soporte al software, el cual esté capacitado en
conocimientos de programación para conseguir
un mantenimiento preventivo y correctivo al sis
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tema como al equipo de cómputo y de soporte.
4. Es indispensable concretar la estructu-
ración de SGC (Sistema de Gestión de Calidad),
ya que este dará las bases para obtener un pano-
rama general de los procesos y ayudar a consi-
derar la adquisición de un software.
Esto sin dejar de lado la importancia que tiene
que el capital con el que cuenta la empresa sea
capacitado de la manera correcta al adquirir el
software sea cual sea el elegido, pues si este es
muy útil y el adecuado para la empresa pero
el capital humano con el que cuentan no sabe
cómo manejarlo de nada servirá, pues al no sa-
ber utilizarlo tardaría en realizar sus actividades
y como estamos hablando de una empresa que
trabaja en secuencia, es decir que una persona
no puede realizar sus actividades si la primera
no ha terminado sus actividades esto traería mu-
chos retrasos para la empresa.
6. Conclusiones
Sin duda alguna para esta y cualquier empresa,
la cual opere con un sistema (Software) inade-
cuado, siempre tendrá necesidad de la adquisi-
ción de un software especializado a su giro, así
como a su forma de operar, o bien uno realizado
a la medida de la empresa. Para ambos supues-
tos, es necesaria una concreta y sólida forma de
operar, tomando en cuenta los planes y proyec-
tos a futuro, ya que actualmente la empresa de
autotransporte está pasando por diversos y cons-
tantes cambios, por lo cual este seguirá adole-
ciendo, hasta cierto punto, por la necesidad de
otro sistema.
La empresa desea realizar el cambio de software
a corto plazo el cual tenga una funcionalidad mí-
la
reducción
en
tiempo
de
actividades,
suprimir
tareas innecesarias, entre otros.
El estudio deduce la factibilidad de implemen-
unos
departamentos
que
a
otros,
a pesar
de
esto
todos necesitan que el sistema actual sufra mo-
que actualmente realizan sus operaciones.
El software actual (SAP) es uno de los sistemas
más completos y funcionales del mercado, sin
embargo, la aplicación de este sistema en la em-
-
tado a la sus operaciones, lo cual trajo múltiples
cambios en la forma de operar de la empresa de-
manda que este se adapte a dichos procesos, lo
cual podría ser una buena opción para obtener
los resultados esperados, aunque la reinversión
en este no es muy viable, ya que las licencias
son muy costosas; e incluso si se desee reestruc-
adaptarlo totalmente a la empresa, su costo sería
superior que adquirir un software especializado
en el giro de la empresa.
Por otro lado una buena opción sería contratar
más personal administrativo ya que al ser poco
el personal con el que cuentan dentro de esta
empresa cada una de ellas tiene más activida-
des a su cargo de las que debería realizar lo cual
a largo tiempo provoca retardo a los demás de-
partamentos, pues por terminar unas actividades
descuidan otras que son también de suma im-
portancia para lograr el correcto funcionamiento
de la empresa.
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